برای گرفتن یک امضای ساده، چند هفته است که به یک سازمان مراجعه می‌کنید؛ مدام از این طبقه به آن طبقه می‌روید اما به نتیجه‌ای نمی‌رسید. کاری که انتظار داشتید یک روزه و توسط یک نفر انجام می‌شود، 01 روز وقت‌تان را می‌گیرد و برایش باید سراغ چند کارمند و مدیر بروید. شاید وقتی با چنین موقعیتی روبه‌رو شوید زیر لب بگویید اینجا ایران است و گمان کنید که تنها ادارات ما به چنین چرخه آزار دهنده‌ای گرفتارند ولی یک پژوهشگر بین‌المللی معتقد است، این چرخه بیهوده حاصل برخی تصمیم‌گیری‌های نادرست سازمانی و مدیریتی و همین‌طور تنبلی ناخودآگاهی است که در ذهن همه کارمندان جهان حک شده است.

  پروفسور سی. نورثکات پارکینسون انگلیسی معتقد است، همه جای جهان آسمان همین رنگ است و سال‌ها پیش این موضوع را به‌عنوان یک قانون که مدتی بعد جهانی هم شد، مطرح کرد. قانون پارکینسون، یکی از مهم‌ترین و شناخته‌شده‌ترین قانون‌ها در حوزه مدیریت پول و سرمایه است و توضیح می‌دهد که بوروکراسی اداری از کجا سرچشمه می‌گیرد و این‌که چرا بسیاری از مردم به سادگی ورشکسته و فقیر می‌شوند. اگر دوست دارید دلیل این اتفاقات را بشناسید و در کسب و کار خودتان با آن مقابله کنید بهتر است بیشتر در مورد قانون پارکینسون بدانید و اگر هم نمی‌توانید جیب‌تان را مدیریت کنید و خرج و دخل‌تان جور در نمی‌آید بهتر است ادامه مطلب را بخوانید...

برای تعطیلات تابستان‌تان، برنامه یک سفر را چیده‌اید. همه چیز پیش‌بینی شده. هزینه سفر را از ماه‌ها قبل پس انداز کرده‌اید؛ مرخصی‌های‌تان را رد کرده‌اید و برنامه کلاس‌های تابستانه بچه‌ها را جوری تنظیم کرده‌اید که بتوانید یک هفته فارغ از همه چیز به سفر بروید. به‌عنوان خانم خانه، یک برنامه‌ریزی دقیق هم کرده‌اید و آن را در یک فهرست بلند و بالا نوشته‌اید. دوست ندارید این بار هم مثل دفعات قبل زحمت تمام کارها به دوش خودتان باشد. به همین دلیل لیست خریدهای لازم را از یک هفته قبل به همسرتان داده‌اید و از بچه‌ها هم خواسته‌اید که هر کدام چمدان خود را جمع کنند و برای این‌که همه چیز طبق برنامه‌ریزی پیش رفته باشد، لیست نیازهای‌شان را هم برای‌شان روی کاغذ نوشته‌اید. همه اعضای خانه یک هفته برای آماده کردن مقدمات سفر فرصت دارند تا عجله و فراموشی دفعات قبل برنامه‌تان را به هم نریزد. شما که از یک تنه انجام دادن همه کارها خسته‌اید، خیال خودتان را با همان لیست‌های نوشته شده راحت کرده‌اید و به همه تذکر داده‌اید که خودشان به فکر کارهای‌شان باشند و منتظر پیگیری شما باقی نمانند  از نظر خودتان یک مدیر تمام عیار بوده‌اید؛ برنامه‌ریزی و تقسیم کار با شما و انجامش به‌عهده دیگران.

یک روز به سفر مانده است. هیچ اثری از آنچه در لیست خرید نوشته بودید نه در آشپزخانه‌تان دیده می‌شود و نه در هیچ جای دیگر. چمدان‌ها هنوز خالی است و لباسی هم برای شسته شدن در سبد حمام وجود ندارد. حالا وقت حساب و کتاب است. از همسر و بچه‌های‌تان می‌خواهید که نتیجه کارهای‌شان را اعلام کنند اما نتیجه‌ای وجود ندارد چون کاری انجام نشده. شما حساب همه چیز را کرده بودید. آدم‌های زیادی را درگیر یک کار کوچک کرده بودید و زمان زیادی هم به آن‌ها داده بودید پس چرا باز هم در دقیقه 09 زحمت همه کارها به دوش خودتان افتاده است؟ این درست همان جایی است که باید با قانون پارکینسون آشنا شوید و کمی در شیوه مدیریت‌تان تجدید نظر کنید. پارکینسون معتقد است، اگر برای یک کار ساده آدم‌های زیادی را درگیر کنید و همین‌طور اگر برای یک کار ساده، زمان زیادی را درنظر بگیرید، هیچ‌چیز آن‌طور که انتظارش را داشته‌اید پیش نمی‌رود و باز هم همه چیز برای دقیقه 09 باقی می‌ماند.

بخش دیگری از این قانون می‌تواند کمی از تنبلی‌هایی که در انجام کارهای‌مان به خرج می‌دهیم را توجیه کند و به ما بگوید چرا همیشه در دقیقه 90 همه کارها را انجام می‌دهیم. حتما برای شما هم پیش آمده که  برای یک کار ساده هفته‌ها از رئیس‌تان زمان بگیرید و باز هم درست در لحظه آخر آن کار را با عجله بسیار تمام کنید یا این‌که با وجود داشتن چند هفته وقت قبل از امتحان‌تان، باز هم اصلی‌ترین مباحث را پشت در ورود به جلسه مرور کنید و به‌خودتان تعهد دهید که در ترم بعد هرگز چنین اتفاقی را تکرار نمی‌کنید اما با وجود گذشت سال‌ها و سال‌ها باز هم همین روال را پیش ببرید و نتوانید از آن رها شوید.

اگر مدیر یک سازمان هم باشید ممکن است برای بالا بردن کیفیت کارتان وقت بیشتری به کارمندتان بدهید اما باز هم کاری پر اشتباه و کم‌دقت را آن هم در زمانی طولانی‌تر تحویل بگیرید. شاید شما گناه این اتفاقات را برگردن خود یا کارمندان‌تان بیندازید و فکر کنید اگر فرد دیگری در این موقعیت بود به شکلی دیگر عمل می‌کرد اما پارکینسون می‌گوید، این یک موضوع همه‌گیر است و تا برایش برنامه‌ریزی دقیقی انجام ندهید نمی‌توانید از شرش خلاص شوید.

این قانون می‌گوید، مهم نیست که برای انجام یک کار به شما چقدر زمان داده می‌شود، چه یک هفته و چه یک ماه برای شما فرقی نخواهد کرد، زیرا شما کارتان را به اندازه همان زمانی که داده شده طول می‌دهید.

از نظر پارکینسون، استرس و فشار کار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی که برای کار کافیست آن را تمام کنید و نه در زمانی که به شما برای انجام آن داده شده است. این قانون می‌گوید، هرچقدر به شما برای انجام یک پروژه وقت داده شود، شما همان‌قدر برای تمام شدنش وقت خواهید گذاشت مثلا اگر برای کاری که شما توان انجام دادنش را در یک هفته دارید، 2 هفته زمان درنظر گرفته شود، هرگز شما آن را در یک هفته تمام نخواهید کرد و بازهم چیزی که برای شما از این وقت اضافه باقی می‌ماند، همان اضطراب دقیقه نودی است. شاید بد نباشد برای کم کردن این اضطراب و دور زدن زمان راه‌حل‌هایی پیدا کنید و اگر مدیر هستید بتوانید در زمانی که برای انجام آن کار لازم است آن را از کارمندتان بخواهید و نه زمانی بیشتر چراکه این زمان بیشتر تنها رکود کار شما را بالا می‌برد و نه‌کیفیت و دقت انجام آن را.

یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و زمانی که برای انجام آن مورد نیاز است را  نیز برآورد کنید و در مقابل هر کدام بنویسید. اگر هم چند پروژه‌ دانشگاهی پیش‌روی‌تان است اولویت‌های‌تان را مشخص کنید و باز هم برآورد زمانی‌تان را مقابل هر کدام یادداشت کنید. زمانی که برای انجام کارها تعیین کرده‌اید را جدی بگیرید و به‌خودتان اطمینان دهید که طبق این زمان‌بندی پیش خواهید رفت نه‌فرصتی که دیگران به شما می‌دهند. در تمامی مدت انجام کارتان قانون پارکینسون را از یاد نبرید؛ اگر شما محدودیتی برای خودتان قائل نشوید کارتان همانطور کش خواهد آمد، پس اگر دیگران شما را محدود نمی‌کنند خودتان برای خودتان چهارچوب تعیین کنید. شما می‌توانید با شروع هر هفته، لیستی از کارهایی که پیش‌روی‌تان است را مشخص کنید و حتی اگر مدیران‌تان وقت بیشتری به شما برای انجام‌شان می‌دهند، به این فکر کنید که در 6 روز کاری توان انجام چه میزان از این کارها را دارید یا این‌که در وقت درنظر گرفته شده برای امتحان‌تان می‌توانید چطور پیش بروید و به چه کارهای دیگری هم برسید.

قانون پارکینسون با این اصل شروع می‌شود: کار به همان اندازه‌ای که برایش وقت یا نیروی انسانی باشد، کش می‌آید. این قانون تلاش می‌کند سیستم آزار‌دهنده اداری را موشکافی کند و به ما بگوید که چرا برای یک کار ساده اداری باید روزها و هفته‌ها وقت بگذاریم، از این اتاق سازمان به اتاق دیگر پاس داده شویم و در نهایت کارمان هم آنطور که باید انجام نشود.

پارکینسون اصرار دارد که اگر برای کاری که از عهده 2 کارمند بر می‌آید 10 کارمند هم استخدام کنیم، نه کار سریع‌تر انجام می‌شود و نه کیفیت انجام شدنش فرقی می‌کند بلکه آن کار به اندازه 10 نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد.  او از این طریق سیستم وقت‌گیر اداری را توضیح می‌دهد و معتقد است که براساس این اصل، ادارات با اختصاص تعداد بیشتری نیروی انسانی برای کارهای ساده تنها سیر انجام کار را طولانی‌تر می‌کنند و وقت بیشتر و هزینه بالاتری را به سازمان و مراجعان تحمیل می‌کنند. طبق قانون پارکینسون، با افزایش تعداد کارمندها سرعت انجام کار بالاتر نمی‌رود بلکه کارکنان موضوعات ساده و ابتداعی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام کار را به تعویق می‌اندازند. پارکینسون با توضیح این اصل تلاش می‌کند که از مدیران بخواهد، در سیستم استخدام کارمندان‌شان تجدیدنظر کنند و به جای پر کردن چارت سازمانی به فکر انجام بهتر کارها باشند. او معتقد است در اکثر مواقع چرخه اداری بیهوده طولانی می‌شود و کارمندی که توان انجام کار را دارد، تنها برای پیروی از آن روال اداری کار را به دیگران ارجاع می‌دهد و این موضوع می‌تواند سازمان را به مرور دچار یک وضعیت نامساعد کند و بیشتر وقت و هزینه را به انجام کارهایی اختصاص دهد که نیازی به انجام‌شان نیست. البته این اصل فقط به درد مدیران اداره‌ها نمی‌خورد. شما حتی در منزل هم گاهی با این اصل سروکار دارید. کمی فکر کنید...

  براساس  اصل پارکینسون جدا شدن تخصص‌های ساده و سپردن‌شان به نیروهای متعددی که به‌اصطلاح متخصص هم هستند هیچ نفعی برای سازمان و همین‌طور برای مراجعان ندارد.  اما پارکینسون مدیران را برای آسودگی از این چرخه تنها نمی‌گذارد. او می‌گوید اگر شما مدیر یک سازمان هستید یا این‌که کسب و کار خودتان را دارید، بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید اما نباید با جدا کردن بیش از حد تخصص‌ها و استخدام آدم‌های متعدد برای یک کار، چرخه را طولانی‌تر کنید و روند انجام کارتان را کندتر.  حتی اگر یک کارمند ساده باشید، می‌توانید این موضوع را در کار خودتان هم اجرا کنید. در میان ارزش‌گذاری‌های اداری پیش‌قدم شدن و تلاش برای آسان‌تر انجام شدن کارها، اصلی مهم تلقی می‌شود. شما می‌توانید بدون آسیب زدن به کارهایی که وظیفه انجام‌شان را دارید، برای انجام بخشی از کارهای دیگر که توان و تخصص‌شان را دارید پیش‌قدم شوید و در محدوده کوچک خودتان مانع از طولانی شدن این چرخه کاری شوید.

خرید کمتر= کمتر پول خرج کردن= نیاز کمتر به کار= وقت اضافه بیشتر؛ شاید همین معادله ساده بتواند انگیزه‌ای باشد که از جیب‌تان بیشتر مراقبت کنید و نگذارید پول‌های‌تان به راحتی خرج شوند. حتما شما هم بارها و بارها این سوال را از خود پرسیده‌اید که چرا با وجود بالاتر رفتن رتبه کاری‌تان و بیشتر شدن درآمدتان هنوز زندگی‌تان مثل قبل می‌گذرد یا با وجود این‌که در کنار شغل اصلی‌تان یک کار پاره وقت هم دارید، باز هم نیمه‌ ماه بی‌پول می‌شوید و برای پرداخت اقساط‌تان هم مشکل دارید. پارکینسون دلیل این مشکل را پیروی نکردن از معادله‌ بالا می‌داند. او در قانونش به‌گونه‌ای دیگر به این موضوع می‌پردازد و سعی می‌کند دلیل بی‌پولی همیشگی ما را توضیح دهد و به این سوال‌مان پاسخ دهد که چرا با وجود بیشتر شدن درآمدمان هنوز هم پس‌اندازی نداریم و همان گرفتاری‌های قدیمی را برای گذراندن زندگی‌مان داریم. براساس این قانون، مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی که در می‌آورید و حتی کمی بیشتر از آن را خرج می‌کنید. قانون پارکینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست هم‌پایه درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های‌شان هم بیشتر می‌شود. برای درک کردن این قانون نیازی به مثال‌های عجیب و غریب نداریم. اگر شما به آدم‌های دوروبرتان نگاه کنید، می‌بینید که اغلب آدم‌ها این روزها چند برابر حقوقی که برای نخستین بار گرفته‌اند درآمد دارند اما باز هم برای جمع کردن دخل و خرج‌شان، به ریال ریال آن پول احتیاج دارند و با وجود افزایش درآمد، نمی‌توانند پس‌اندازی داشته باشند. از نظر این قانون مهم نیست که چقدر پول درمی‌آورید بلکه نکته این‌جاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شکلی که دوست دارید را ندارید. با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبک زندگی‌تان مشاهده کنید.

حتی اگر اضافه کاری بیشتری بمانید یا حقوق بیشتری دریافت کنید، باز هم روز سی‌ام ماه را به سختی و به انتظار حقوقی که فردا می‌گیرید، می‌گذرانید.

  اگر خرج کردن شما آرام‌تر از درآمدتان افزایش یابد، می‌توانید کمی پس‌انداز داشته باشید. از نظر این قانون با کم کردن سرعت ولخرجی‌های‌تان می‌توانید وابستگی اقتصادی با کارتان را کمتر کنید و کمتر از اطراف‌‌تان به این درآمد ماهانه وابسته باشید. طبق این اصل اگر شما بتوانید با بالا رفتن درآمدتان، هزینه‌های رایج زندگی‌تان را زیاد بالا نبرید یا در واقع با سرعت کمتری آن‌ها را بیشتر کنید، خیلی زود می‌توانید سبک زندگی‌تان را ارتقا دهید و از طرف دیگر پول بیشتری هم به دست بیاورید. شاید بد نباشد چند ماهی این قانون را امتحان کنید و صرف‌نظر از این‌که چقدر درآمدتان اضافه شده، هزینه‌های‌تان را در همان حد و حدود قبل نگه دارید و بعد از چند ماه تاثیرش را روی زندگی‌تان ببینید. این قانون همان حرف قدیمی پول پول می‌آورد را تایید می‌کند اما در شرایطی که شما کمی برای خرج کردن آن پول مکث کنید و نگذارید حساب‌تان همیشه تا ریال آخر خرج شود.

بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید

اگر از این‌که هیچ وقت پس‌اندازی برای روز مبادا ندارید خسته شده‌اید، بهتر است راه و رسم صرفه‌جویی را یاد بگیرید و در زمانی کوتاه به آنچه انتظار دارید برسید.

  هدفمند پیش بروید: برای خودتان یک هدف مشخص کنید. این پول جمع شده را قرار است چطور خرج کنید؟ هر چه این هدف برای شما ارزشمندتر باشد، موفقیت شما در این صرفه‌جویی بیشتر خواهد شد. خرید ماشین، بزرگ‌تر‌کردن خانه، خرید دوربینی که دوستش دارید، رفتن به یک سفر و... همگی می‌توانند هدف شما برای این پس‌انداز باشند.

  حساب مخارج‌تان را داشته باشید: لیستی از تمام هزینه‌های‌تان تهیه کنید. برای این کار می‌توانید یک ماه تمام پول‌هایی را که می‌پردازید روی کاغذ فهرست کنید و در پایان ماه ببینید که چقدر پول خرج کرده‌اید و بیشترین و کمترین هزینه‌های شما برای چه چیزهایی بوده است. با این کار می‌توانید دور مخارج غیرضروری را خط بکشید و ببینید که در شرایط عادی و با کمی صرفه‌جویی چقدر می‌توانید پس انداز کنید.

  واقع گرا باشید: شما قبل از هر کار باید شناختی از خود داشته باشید. درست است که می‌خواهید پس‌انداز کنید و باید سبک زندگی‌تان را کمی تغییر دهید اما نباید غیرواقعی و احساسی در این مورد تصمیم بگیرید. اگر شما اهل اتوبوس‌سواری نیستید، هرگز به این فکر نکنید که چطور با اتوبوس و مترو سواری می‌توانید پس انداز کنید. چنین تصمیم‌هایی را در شرایطی بگیرید که بتوانید به آن عمل کنید.

   زمان تعیین کنید: یک دوره را برای این مرحله از پس‌اندازتان درنظر بگیرید. برای مثال اگر شما به 3 میلیون پول احتیاج دارید یک برآورد زمانی هم برای جمع کردنش درنظر بگیرید. سعی کنید به این زمان پایبند باشید و حتی با وجود میل شدیدتان به خرید، در این دوره از پرداختن پول‌های اضافی صرف‌نظر کرده و سعی کنید هزینه‌ زندگی‌تان را تا آن‌جا که می‌توانید پایین بیاورید.

  عابربانک‌تان را فراموش کنید: یکی از دلایل پرخرجی شما می‌تواند همین کارت عابربانک‌تان باشد زیرا به محض ورود به یک مغازه و انتخاب یک کالای غیرضروری خیلی راحت کارت‌تان را بیرون می‌آورید و بدون توجه به هدف‌تان آن کالا را می‌خرید. شاید بد نباشد که در این دوره‌ صرفه‌جویی، مدتی عابربانک‌تان را با خود نبرید و تنها ابتدای هفته بودجه‌ای که برای یک هفته‌تان درنظر گرفته‌اید را از آن بیرون بیاورید و سعی کنید تا پایان هفته به آن پول پایبند باشید. شما می‌توانید درصورت صرفه جویی بیشتر و تمام نکردن این بودجه، خودتان را با یک خرید کوچک یا غذای بیرون شاد کنید.

اختصاصی مجله اینترنتی برترین ها Bartarinha.ir